Ketetapan Kanonik Tentang Arsip Dalam Gereja Katolik (Relevansi Kanon 486-491)

Credit: MirificaNews - Rm. D. Gusti Bagus Kusumawanta. Pr

Pentingnya Arsip

Dalam kanon 486-488, KHK 1983, menetapkan persyaratan agar setiap keuskupan mempunyai arsip tempat penyimpanan naskah-naskah atau surat resmi menyangkut urusan-urusan keuskupan baik yang bersifat rohani maupun duniawi. Kano 486,§1 menyatakan dengan tegas hal itu: “Semua dokumen yang menyangkut keuskupan atau paroki-paroki harus dijaga dengan seksama”. Dengan kata lain, semua arsip keuskupan ataupun arsip perseorangan harus dijaga dan dipelihara secara baik. Selain arsip keuskupan, kita harus mempunyai suatu arsip rahasia kuria tempat penyimpanan dokumen atau hal yang lebih sensitif misalnya perkara kriminal di bidang moral (bdk. kann. 489-490). 

Salah satu buku yang dapat menjadi pegangan bagi kita khususnya di kuria keuskupan maupun tarekat adalah buku “Mengurus Arsip Gereja” (Pegangan untuk arsiparis keuskupan dan tarekat), editor P. Dr. Piet Go, O’Carm hasil pengolahan lokakarya yang diselenggarakan oleh Dokpen KWI, diterbitkan oleh Pustaka Nusatama, 2006. Penjelasan berikut ini merupakan rujukan yuridis sebagai pendasaran kanonis tentang penyimpanan arsip dalam Gereja Katolik (bdk. Tulisan P, Kletus Hekong SVD, Lic Iur., “Ketetapan Hukum Kanonik mengenai arsip-arsip dan arsip rahasia dalam Gereja Katolik”,  pada pertemuan kanonis Nusra ke-IX, medio April 2008).

Arsip rahasia dan arsip biasa

Kitab hukum kanonik membedakan arsip yang disimpan di sekretariat keuskupan atau tarekat ke dalam dua jenis yakni: arsip rahasia dan arsip biasa. Kodeks menjelaskan pentingnya menyimpan arsip rahasia dalam kanon 489-490 (rinciannya lihat penjelasan di bawah ini). Sedangkan arsip biasa kodeks tidak menyebutkan secara spesifik, begitu pula untuk arsip persseorangan. Kodeks hanya memberkan keterangan bahwa Uskup diosesan diberi kewenangan untuk mengupayakan pengadaan arsip lain (bdk. kan. 491, §1-2).

Dokumen apa saja yang harus disimpan sebagai arsip rahasia

Kodeks 1983 secara rinci menyebutkan dokumen-dokumen yang harus disimpan dalam arsip atau almari rahasia itu, antara lain:

1. Dispensasi dalam tata batin (forum internum) yang bukan sakramen dari halangan nikah tersembunyi (bdk. kan 1082),
2. Perkawinan yang dilangsungkan secara rahasia (bdk. kan 1133),
3. Dispensasi dari halangan tahbisan (bdk. kann 1047-1048),
4. Dekrit pengeluaran (dismissal) seseorang anggota dari Tarekat (bdk. kan. 700),
5. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kehilangan status klerikal melalui hukuman pemecatan, keputusan pengadilan atau dekrit administratif yang menyatakan ketakabsahan tahbisan dan dispensasi yang diperoleh melalui reksrip Takhta Apostolik (bdk. kann 290-293),
6. Dokumen-dokumen atau salinan dokumen perkara-perkara kejahatan di bidang moral (bdk. kan 489, § 2).

 Selain almari arsip rahasia, di tiap keuskupan atau tarekat hendaknya memiliki arsip perseorangan yang memuat pelbagai macam informasi biografik dan akademik, dokumen penempatan, surat-surat yang dikirim menyangkut klerus, catatan medis dan psikiatri. Seperti yang sudah dijelaskan di atas Uskup diosesan memiliki kewenangan untuk

mengadakan arsip lain seperti penyimpan dokumen-dokumen dari Gereja Katedral, Paroki dan Gereja – Gereja lain. Uskup diosesan dapat juga membuat arsip sejarah yang menyimpan dokumen yang memiliki nilai historis.

Prosedur pengarsipan

Hal-hal yang menyangkut prosedur (tata cara) pidana harus disimpan dalam arsip rahasia. Jika suatu tuduhan kejahatan sudah diketahui Ordinaris, dia wajib melakukan penyelidikan atau investigasi awal baik secara pribadi maupun lewat orang lain (bdk. kan 1717, §1). Kanon 1719 berbicara soal akta penyelidikan dan dekrit-dekrit ordinaris yang harus disimpan dalam arsip rahasia kuria. Kanon ini mengandaikan salinan dokumen penyelidikan yang telah dilakukan dan kemudian dipelihara secara baik. Misalnya: dokumen tentang penyelidikan terhadap klerus yang dituduh melakukan pemerkosaan terhadap anak-anak atau orang dewasa, terhadap siapa saja yang termasuk dalam kategori ini (sexual abuse dan sexual misconduct: Pedophilia danEphebophilia).

Dokumen yang termasuk dalam arsip-arsip umum tidak boleh dipindahkan kecuali dengan persetujuan Uskup atau moderator kuria bersama dengan kanselir. Mereka hanya bisa dipindahkan untuk jangka waktu yang singkat (bdk. kan. 488). Dalam keadaan takhta lowong arsip atau almari rahasia dilarang untuk dibuka oleh Administrator diosesan, kecuali dalam kasus yang sungguh darurat (bdk. kan 490, §2)

Prinsip umum pemusnahan dokumen

Semua dokumen dalam arsip-arsip harus disimpan dan tidak boleh dimusnahkan. Namun kodeks menetapkan pemusnahan beberapa dokumen rahasia. Dokumen-dokumen rahasia yang harus dimusnahkan adalah dokumen-dokumen perkara pidana di bidang moral dari orang-orang yang telah meninggal dan yang putusan pengadilannya sudah lewat sepuluh tahun. Meskipun dokumen-dokumen itu telah dimusnahkan, ringkasan dari perkara harus tetap dipertahankan bersama dengan teks keputusan terakhir pengadilan (bdk. kan 489, §2).