Manajemen Paroki

 Credit: MirificaNews

Apa itu Manajemen?

Manajemen berasal dari kata bahasa Perancis �management� yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Namun kata manajemen belum memiliki suatu definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. 

Sedangkan Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (target goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan. Efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar dan terorganisir dan sesuai dengan jadwal. Dengan kata lain efektif menyangkut tujuan, efisien menyangkut cara dan lamanya suatu proses mencapai tujuan.

Paroki sebagai persekutuan (communio) yang terorganisir

Kitab Hukum Kanonik maupun dokumen Konsili Vatikan II terutama dalam LG menyatakan bahwa Gereja sebagai persekutuan (communio) umat beriman, yang telah terbaptis dan diinkorporasikan dengan Kristus, mengambil bagian dalam tritugas Krisus di dunia sebagai Imam, Nabi dan Raja. Mereka dipanggil dan diutus oleh Allah melalui Gereja di tengah dunia. Paroki sebagai �ibu Gereja�, adalah sebuah persekutuan (communio) umat beriman kristiani yang terorganisir secara hirarkis. Sebagai persekutuan yang terorganisir, peran Pastor Paroki menjadi penting, karena dialah Manajer sekaligus Leader bagi umat beriman di Parokinya. 

Oleh karena itu, Paroki sebagai Gereja Umat Allah yang sedang berziarah (bdk. LG, bagian kedua), memiliki dimensi ilahi dan sekaligus manusiawi dapat diatur dan dilaksanakan secara profesional dengan ilmu manajemen. Maksudnya ilmu manajemen dapat membantu bagaimana mengelola dan memimpin Paroki sebagai sebuah institusi ilahi yang terorganisir secara baik. Lalu, pertanyaan pokok adalah bagian mana dari ilmu manajemen yang dapat membantu agar Paroki menjadi hidup, dinamis dan karyanya profesional?

Kepemimpinan dan Manajemen Paroki

Kepemimpinan adalah seni untuk memberdayakan, merupakan seni yang tertinggi. Kepemimpinan berbeda dengan manajemen, meskipun bisa dilakukan oleh orang yang sama. Pastor Paroki adalah pemimpin dan sekaligus manajer dari insitusi yang terorganisir yang disebut dengan Paroki (bdk. Kan 519). Maka Pastor Paroki adalah seorang yang berperan sebagai manajemen leader. Pastor Paroki sebagai manajer adalah orang yang melakukan hal-hal pastoral dengan benar. Sedangkan sebagai pemimpin dia melakukan hal-hal yang benar. Sebagai pemimpin Pastor Paroki berurusan dengan upaya untuk menghadapi perubahan yang diakibatkan oleh zaman. 

Oleh karena itu, Pastor Paroki harus melaksanakan pola kebijakan manajerial paroki guna menghadapi kompleksitas. Karena itu juga dalam diri Pastor Paroki harus memiliki fokus karya pastoral sesuai

dengan visi parokinya dan mengontrol desain karya pastoral tersebut. Contoh: sekolah adalah untuk mendidik anak-anak menjadi pandai tetapi jika kita mendapat pemimpin yang buruk maka kita akan mendapatkan pendidikan yang buruk pula. Seorang pemimpin adalah arsitek sedangkan manajer adalah pembangun. Kepemimpin berfokuskan pada penciptaan visi bersama sedangkan manajemen adalah desain pekerjaan dan berurusan dengan fungsi kontrol (pengawasan).

Sebagai seorang pemimpin Pastor Paroki mengusahakan agar umat beriman atau dewan pastoral paroki atau ketua wilayah-lingkungan, memiliki keinginan untuk melakukan apa yang harus dilakukan sesuai dengan fungsi dan jabatan mereka masing-masing. Sedangkan sebagai manajer Pastor Paroki mengusahakan agar umat beriman melakukan apa yang perlu dilakukan. Sebagai manajer Pastor Paroki memberi komando, perintah melalui kepemimpinan yang komunikatif. Kepemimpinan pastor Paroki hendaknya membebaskan dan memberdayakan sedangkan sebagai manajer Pastor Paroki bertugas mengawasi, mengontrol apakah umat beriman melaksanakan kegiatan sesuai dengan proggram kerja, dan visi Paroki.

Manajemen Paroki berdasarkan teori Louis Allen

Dalam teori manajemen profesional menurut Louis Allen ada 4 langkah pokok yang perlu mendapat perhatian: Planning, Organizing, Leading, Controlling. Mutatis mutandis dalam mengelola Paroki sebagai institusi rohani sebuah communio umat beriman kristiani yang terorganisir, teori Louis Allen kiranya dapat dipergunakan. Empat langkah ini merupakan management work classification dari Louis Allen yang dapat diterapkan dalam manajemen Paroki:

1. Planning (predetermining a course of action): karya pastoral Paroki harus memiliki perencanaan (planning). Planning adalah sebuah perencanaan untuk menjawab (jalan keluar) atas masalah-masalah yang terdapat dalam Paroki baik internal maupun eksternal. Perencanaan itu meliputi perencanaan strategi (strategic planning) dan perencanaan kerja (work planning). Paroki yang baik memiliki perencanaan strategi yang jelas misalnya selama 3-5 tahun. Perencanaan kerja itu dirumuskan melalui workshop guna menjawabi masalah-masalah (kebutuhan-kebutuhan Pastoral) umat beriman di Paroki. Pastoral Planning menjadi sebuah perencanaan pastoral yang matang dan akurat jika telah menjawabi masalah (kebutuhan dasar) umat beriman di Paroki. Maka sebelum membuat planninghendaknya diadakan penelitian (analisis sosial) untuk mengetahui akar masalah yang dihadapi umat beriman baik internal paroki maupun eksternalnya. Langkah ini merupakan profesionalitas karya pastoral yang berbasis pada data, bukan asumsi. Profesionalitas karya pastoral itu ditentukan oleh data dan pengolahannya yang akurat. Karena itu, sudah saatnya Pastor Paroki bekerja secara profesional dengan menggunakan ilmu bantu seperti manajemen. 
2. Organizing (arranging and relating work to be done so that people can perform it effectively): setelah melalui langkah planning (strategic planning danwork planning) dalam karya pastoral paroki, langkah lebih lanjut adalah mengorganisir dengan membentuk tim kerja sehingga perencanaan dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Dalam tim pelaksana dari perencanaan karya pastoral itu sebaiknya dilibatkan semua orang yang berkepentingan dalam Paroki seperti Dewan Pastoral Paroki, Ketua Wilayah dan Ketua Lingkungan, para tokoh umat, ketua organisasi kategorial, dan ketua ormas Katolik dan lainnya. Maksudnya adalah agar semua pihak yang berkepentingan (stakeholder paroki) merasa memiliki kegiatan pastoral itu, merasa bertanggungjawab atas perencanaan yang telah diputuskan bersama
3. Leading (deciding and influencing people to take effective action): langkah ketiga dalam manajemen pastoral yakni leading. Leading merupakan langkah karya pastoral dengan memberikan petunjuk, motivasi dan inspirasi dari Pastor Paroki kepada umat beriman (tim karya pastoral). Leading adalah tahapan penting, karena di dalamnya terdapat fungsi animasi, motivasi, dan pengambilan keputusan atas kegiatan pastoral yang sedang dilakukan. Pastor Paroki hendaknya terlibat aktif dalam langkah ini, agar umat beriman dapat bekerja secara efektif melaksanakan program pastoral, termotivasi untuk mengerjakan hal-hal benar dan melakukannya dengan benar.
4. Controlling (assesing and regulating work in progress and to assess the result secured): langkah terakhir yang juga penting dalam manajemen pastoral adalah controlling. Controlling merupakan tugas pengawasan dari seorang manajemen leader, menaksir dan mengatur kerja agar pencapaian tujuan kerja dapat berkembang dan tercapai. Dalam fungsi pengawasan ini terdapat indikator-indikator yang dapat diukur apakah pelaksanaan karya pastoral kita sudah tercapai atau belum, apa kendalanya dan bagaimana progress reportnya. Maka di sini diperlukan juga evaluasi sebagai isi pelaksanaan fungsi controlling.

Bekerja secara profesional

Menjadi Pastor Paroki yang baik dan bekerja secara profesional itulah mimpi yang harus menjadi kenyataan. Pastor Paroki yang bekerja amatiran akan tidak menghasilkan karya yang optimal. Banyak umat merindukan seorang Pastor Paroki sebagai Imam gembala yang baik, pemimpin dan manajer komunitas umat beriman, mengutamakan pelayanan dan bekerja secara profesional. Semuanya itu adalah tuntutan bukan hanya dari umat beriman tetapi juga tuntutan hukum kanonik (bdk. kann 519; 521).